در جلسه آشنایی با سامانه که در کانون تهران برگزار شد بحث های زیادی با نحوه امضا گرفتن , زمان پرینت ، تاریخ ثبت و تاریخ ورود به دفتر و تاریخ ثبت هایی(بستن سند) انجام شد که قرار بر این شد :

1- پرینت پیش نویس و مطالعه آن توسط اصحاب معامله

2- تغییرات اعمال --> ثبت در دفتر ---> انجام تغییرات در سامانه ( این همان تاریخ ورود به دفتر است)

3- شناسه یکتا گرفته می شود و اصحاب معامله آن را امضا می کنند .(توجه که با این کار شما دیگر به هیچ عنوان نمی توانید اطلاعات سند را ویرایش کنید و سند به صورت "فقط خواندنی(read-only)" می شود )

توجه : شناسه یکتا گرفته نمی شود تا زمانی که اصحاب معامله حاضر به امضا می شوند . به دلیل اینکه در سند یک تاریخ ذکر می شود و آن تاریخ همان تاریخ اخذ شناسه یکتای سند است . بدیهی است که در این تاریخ باید امضا گرفته شود و سند تمام شده تلقی گردد.

4- بعد امضاءتمامی اصحاب  سند " تایید نهــــای سردفتر"  را می زنیم.

** به هردلیلی تعدادی از اصحاب معامله (که بیشتر در وکالت اگر تعدادی برای امضا حضور پیدا نکردند ) امضا نکردند در قسمت تایید نهایی امکانی تعبیه خواهد شد که بتوان مشخص کرد که چه تعداد و چه کسانی ذیل سند را امضا نموده اند .

** اگر در آن تاریخ که شناسه یکتا دریافت شد امضا صورت نگرفت باید گزینه "رفع  اثر سند " را انتخاب کنیم . این کار شبیه کشیدن خط قرمز روی کل سند تولید شده است .

در این صورت استرداد وجوه پرداختی از جمله مالیات و حق الثبت و ..  فقط با دادن نامه و پیگیری ارباب رجوع  امکان پذیر می باشد.