• نگران سند های تنظیمی در سامانه نباشید. کلیه اسناد تنظیمی در طول مدت آزمایشی بودن سامانه غیرقابل استناد بوده و بعد از شروع بکار سامانه به طور کلی از سیستم حذف خواهد شد. پس تمرین کنید تمرین کنید تمرین کنید. انواع و اقسام سندها با حالت های مختلف را در سامانه تنظیم و نتیجه آن را ببینید.
  • در طول مدت آزمایشی بودن سامانه ، می توانید کلیشه های خود را به سامانه منتقل کنید (و یا بسازید). بعد از شروع بکار سامانه کلیشه های ساخته شده شما محفوظ خواهد ماند و حذف نخواهد شد.
  • اگر قصد دارید از بیش از یک کامپیوتر برای تنظیم و ثبت سند در سامانه استفاده کنید ، حتماً در سامانه به تعداد لازم کاربر تعریف کنید. استفاده همزمان از یک کاربر در بیش از یک کامپیوتر ، باعث اختلال در سامانه و سوابق شما خواهد شد.
  • در هنگام اضافه کردن کاربر به سامانه ، در انتخاب گزینه ها دقت کنید. زمانی که یک شناسه کاربر ساخته و سپس حذف گردد ، امکان استفاده مجدد از آن شناسه کاربر برای کارمند دیگر وجود ندارد. پیشنهاد می شود شناسه کاربر جدید با شناسه کاربر سردفتر به عنوان پیش کد آغاز شود. به عنوان مثال اگر شناسه کاربر سردفتر 079993333 است برای دفتریار یا کارمند خود شناسه 0799933331 را انتخاب کنید.
  • به زودی امکان محاسبه هزینه اسناد مالی (قطعی غیرمنقول ، قطعی منقول ، رهنی و ...) به صورت یک سرویس جداگانه به سامانه اضافه خواهد شد.
  • هنگام تنظیم سند قطعی اتومبیل و یا وکالت فروش آن ، اگر به موردی برخوردید که در فهرست اتومبیل ها نیست اطلاع دهید تا با هماهنگی با اداره دارایی به فهرست اضافه شود.
  • در آینده ای نزدیک برنامه دستگاه POS حذف شده و پرداخت هزینه ها از طریق POS ، توسط سامانه صورت می گیرد.
  • به زودی امکان Import کردن کلیشه های قبلی شما از فایل های متنی به داخل سامانه امکان پذیر خواهد شد.
  • به زودی امکان مشاهده تصویر اشخاص به سامانه اضافه خواهد شد. این تصاویر ، تصاویر کارت ملی اشخاص است که در پایگاه داده های سازمان ثبت احوال ثبت شده است.
  • برای تنظیم اسنادی که به استناد سندهای قدیمی صورت می گیرد ، تصمیمی اتخاذ خواهد شد که وارد کردن روز و ماه تولد (که عموماً در اسناد قدیمی درج نمی شد) اجباری نباشد.
  • ارسال خلاصه معامله بعد از گذر از مرحله اول سامانه ثبت الکترونیک اسناد ، منتفی خواهد شد.
  • در صورت همکاری شرکتهای ارائه دهنده خدمات مدیریت دفاتر اسناد رسمی با سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ، امکان وارد کردن اطلاعات اسناد قدیمی در سامانه وجود دارد. در این صورت سردفتر باید اصالت تک تک اسناد خود را با استفاده از امضاء الکترونیک گواهی کند.
  • سیستم تهیه نسخه پشتیبان بعد از آغاز بکار رسمی سامانه ، اضافه خواهد شد. پیشنهاد می شود اسناد نهایی را که در قالب PDF چاپ می شود را نگه داری کنید.
  • فایل های PDF اسناد نهایی به دلیل دارا بودن امضاء الکترونیک ، قابل استناد در تمامی مراجع است.
  • در حال حاضر برای مراحل "دریافت شناسه یکتای سند" و "تایید نهایی و تثبیت سند" به توکن سردفتر نیاز دارید.